Megfelelőségi átvilágítás · 5–50 fős vállalkozásoknak
Melyik szabályozás vonatkozik a cégére? A legtöbb cégvezető nem tudja.
NIS2, AI Act, GDPR, AML, DORA, munkaügy, bértranszparencia. Nem mind érinti Önt, de amelyik igen, arról jellemzően nem kap értesítést. Vagy a megrendelője kérdez rá, vagy már eljárás van.
§ 01Amivel foglalkozunk
Hét szabályozási területtel dolgozunk, ezekben mozgunk napi szinten.
§ 02Az alapok
Mi az a compliance audit, és miért most hallja először?
A compliance audit egy átvilágítás: végignézzük, milyen jogszabályok vonatkoznak a cégére, ezekből mit teljesít, és mi hiányzik. A végén kap egy írásos jelentést arról, hol áll, mekkora a kockázata, és milyen sorrendben érdemes lépnie.
Azért hallja most először, mert ezek a kötelezettségek nem önt keresik meg. Nem jön róla levél. Jellemzően akkor derül ki, hogy szabályozás alá esik, amikor egy nagyobb megrendelő auditálja a beszállítóit, és bekéri a dokumentációt, vagy amikor már megindult egy eljárás.
Az első esetben van pár hete. A másodikban nincs.
§ 03Érint engem?
A legtöbb cég nem azért nem felel meg, mert nem akar. Hanem mert nem tudja, hogy kell.
Ha az alábbiakból akár egy is igaz Önre, érdemes végigmennie a teszten.
- 01 Beszállítója vagy alvállalkozója egy nagyvállalatnak
- 02 IT-, felhő- vagy adatszolgáltatást nyújt más cégeknek
- 03 Gépkarbantartás, automatizálás vagy ipari szerviz a profilja, és a bevétele egy-két nagy ügyfélen múlik
- 04 Személyes adatot kezel: ügyfélről, munkavállalóról, kamerafelvételen
- 05 Ingatlant vagy hitelt közvetít, könyvel, székhelyet szolgáltat
- 06 Mesterséges intelligenciát használ: ügyfélszolgálaton, toborzásban, tartalomgyártásban vagy a termékében
- 07 Az elmúlt két évben nem nézte át a szabályzatait
Hat kérdés a cége tevékenységéről és méretéről. A végén megmutatjuk, melyik szabályozás vonatkozik Önre. Nem kötelez semmire, és a telefonszám megadása nem kötelező.
§ 04A tét
A bírság a kisebbik baj.
A bírságról mindenki beszél, pedig a legtöbb kis- és középvállalatnál nem az a valódi kockázat. Az a valódi kockázat, hogy a megrendelője kiszórja a beszállítói láncból, mert nem tud megfelelést igazolni.
A nagyvállalatok ugyanis a saját megfelelésüket úgy tudják bizonyítani, hogy végigkérdezik a beszállítóikat. Aki nem tud válaszolni, az kockázat, és a kockázatot lecserélik.
Ha a bevétele néhány nagy ügyfélen áll, ez nem elméleti kérdés.
Kapott beszállítói kérdőívet?
Küldje át, és megmondjuk, mire tud ma igennel válaszolni.
Ez a leggyakoribb ok, amiért megkeresnek minket. Végignézzük, mihez kell dokumentum, mi pótolható gyorsan, és mi az, amit nyugodtan lehet igennel jelölni. Ez még nem az audit, és nem kötelez semmire.
§ 05Mit ad az audit
Egy jelentés, hat konkrét válasz.
Megtudja, mi vonatkozik Önre
Nem általánosságban, hanem a cége tevékenysége, mérete és ügyfélköre alapján, tételesen.
Látja, mi hiányzik
Melyik szabályzat, nyilvántartás vagy eljárásrend nincs meg, és melyik van, csak elavult.
Megkapja a sorrendet
Nem kell mindent egyszerre. Megmondjuk, mi a sürgős és mi az, ami ráér.
Tud válaszolni a megrendelőjének
Ha beszállítói auditon kérik számon, van mit felmutatnia, és tudja, hol tart.
Ismeri a kockázat nagyságát
Mekkora bírsággal és milyen üzleti következménnyel jár, ha nem lép. Számokkal.
Nem vesz meg feleslegeset
Az audit után pontosan azt a szabályzatot kell megvennie, amire tényleg szüksége van.
§ 06Kitettségi térkép
Hol szokott előkerülni, és melyik ágazatban.
Öt szegmens, hat szabályozás. Kattintson egy jelölt cellára, és megmutatjuk, min múlik.
| NIS2 | DORA | GDPR | AML | MUNKAÜGY | AI ACT | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ipari beszállítók, karbantartók | nincs tipikus kitettség rögzítve | nincs tipikus kitettség rögzítve | ||||
| IT- és szoftverszolgáltatók | nincs tipikus kitettség rögzítve | nincs tipikus kitettség rögzítve | ||||
| Logisztika | nincs tipikus kitettség rögzítve | nincs tipikus kitettség rögzítve | ||||
| Marketing és kommunikáció | nincs tipikus kitettség rögzítve | nincs tipikus kitettség rögzítve | nincs tipikus kitettség rögzítve | |||
| Könyvelés, közvetítés, székhelyszolgáltatás | nincs tipikus kitettség rögzítve | nincs tipikus kitettség rögzítve |
Válasszon egy cellát.
§ 07Ki végzi
A megfelelési anyagot ügyvéd készíti és jegyzi.
Nem tanácsadó cég és nem szoftver. Ez azért számít, mert ha eljárás lesz belőle, az a dokumentum fog számítani, amit valaki szakmai felelősséggel vállalt.
A Szentes Ügyvédi Iroda 1991 óta működik, és a compliance munkában két generáció dolgozik együtt: az irodavezető ügyvéd és a fia.
dr. Szentes Béla Gyula
Irodavezető ügyvéd, az iroda képviselője. Az irodát 1991-ben, a rendszerváltást követően az elsők között alapította, és azóta szektorfüggetlenül dolgozik: az egyszemélyes vállalkozástól a milliárdos forgalmú cégig.
- Iroda Szentes Ügyvédi Iroda · 1123 Budapest, Alkotás utca 39/A
- Kamara Budapesti Ügyvédi Kamara · ny. sz. 1718
- Szakterület Gazdasági büntetőjogi szakjogász, mediátor
- Tapasztalat 1991 óta a pályán
dr. Szentes Bence László
A compliance üzletág felelőse. Az auditot és a szabályzatokat ő állítja össze, az iroda több évtizedes gyakorlatára építve. A kész anyagot ügyvéd jegyzi.
- Iroda Szentes Ügyvédi Iroda · 1123 Budapest, Alkotás utca 39/A
- Kamarai azonosító KASZ 36069443
- Szakterület KKV jogi megfeleltetés
- Tapasztalat 2011 óta, 15 éve a pályán
§ 08Hogyan épül fel
Nem kell mindent egyszerre. Egy audittal kezdünk.
Jogi audit
Átvilágítás és írásos jelentés: mi vonatkozik Önre, mi hiányzik, mekkora a kockázat, mi a sorrend. Ezzel kezdünk, és ezután dönt.
Szabályzat-csomagok
Moduláris felépítés: NIS2, AI Act, GDPR, AML, munkaügy. Csak azt vásárolja meg, amit az audit szerint tényleg szükséges pótolnia.
Jogszabálykövetés
A jogszabály változik, a szabályzata pedig elévül. Szólunk, ha változás van, és ha nem nagy a módosítás, el is végezzük.
Az árak tájékoztató jellegűek, a végleges ajánlat a cég mérete és tevékenysége alapján készül.
§ 09Az ár
„Ez sok pénz egy szabályzatért."
Amit a leggyakrabban hallunk
Ha egy letölthető sablonnal hasonlítja össze, akkor az. Egy sablon viszont pontosan annyit ér, amennyit fizetett érte: általános, nem az Ön cégéről szól, és nem vállalja érte senki a felelősséget.
Amit mi adunk, azt egy ügyvéd nézte át, az Ön tevékenységére, és eljárás esetén ez az a dokumentum, amit be lehet mutatni. A különbség nem a papírban van, hanem abban, hogy mögötte áll-e valaki.
Ezért is kezdünk audittal: az a legkisebb összeg, amiért érdemi választ kap arra, hogy egyáltalán kell-e Önnek bármi.
A másik serpenyőben a bírság: munkaügyi mulasztásért 150 ezertől 20 millió forintig, a NIS2-nél a mulasztó vezető személyesen legfeljebb 15 millió forintig, a GDPR-nál a világpiaci forgalom akár 4%-áig. Az audit 100–150 ezer forint.
- Általános, bármelyik cégre íródott
- Nem az Ön tevékenységéhez igazítva
- Nem vállal érte felelősséget senki
- Az Ön tevékenységére szabva
- Ügyvéd készíti és jegyzi
- Eljárásban bemutatható dokumentum
§ 10Kinek szól
Öt szegmens, ahol a leggyakrabban találkozunk ezzel.
IT- és szoftverszolgáltatók
Itt a legtöbben már tudják, hogy érintettek. A kérdés általában nem az, hogy kell-e, hanem hogy mikorra lesz kész.
Ipari beszállítók, karbantartók
Itt a legnagyobb a kitettség és a legkisebb a tudatosság. Jellemzően egy-két nagy ügyfélen áll a bevétel, pont az, amit egy beszállítói audit veszélyeztet.
Logisztika
Nagy adatforgalom, sok alvállalkozó, szigorú megrendelői elvárások.
Marketing és kommunikáció
Aki ügyféladatbázist, hírlevelet vagy kampányrendszert kezel, az mások adatait kezeli. A felelősség ezzel jár.
Könyvelés, közvetítés, székhelyszolgáltatás
Az AML-kötelezettségek itt már 1–10 fős irodáknál is élnek, és a mulasztás közvetlenül a tevékenységi engedélyt érinti.
§ 11Kinek nem
Nem mindenkinek van erre szüksége.
- × Egyszemélyes vállalkozás, amely nem kezel más cég adatait és nem beszállítója senkinek.
- × Aki már megkapta a hatósági határozatot. Ott ez már nem megelőzés, hanem jogi képviselet. Abban is tudunk segíteni, de az másik szolgáltatás.
- × Aki a lehető legolcsóbb papírt keresi, hogy legyen valami a fiókban. Sablont az interneten is talál, mi nem azt áruljuk.
- × Nagyvállalat saját compliance-osztállyal. Ott nem külső auditra van szükség, hanem kapacitásra.
§ 12Gyakori kérdések
Amit a leggyakrabban kérdeznek.
Honnan tudom, hogy egyáltalán kötelező ez nekem?
Ezt méri fel a teszt, illetve részletesen az audit. A kötelezettség jellemzően a cég tevékenységéből, méretéből és abból fakad, hogy kinek dolgozik, nem abból, hogy kapott-e valamilyen értesítést. Értesítést ugyanis nem fog kapni.
Mennyi a bírság, ha nem felelek meg?
Szabályozásonként más, és a felső határok magasak:
- GDPR: a világpiaci forgalom 2%-a vagy 10 millió €, súlyosabb esetben 4% vagy 20 millió €.
- NIS2: 1,4% vagy 7 millió €, súlyosabb esetben 2% vagy 10 millió €; a mulasztó vezető személyesen legfeljebb 15 millió Ft.
- AI Act: három sáv, 13,3 Mrd Ft vagy 7%, 5,7 Mrd Ft vagy 3%, 2,85 Mrd Ft vagy 1%.
- AML: 100 ezer Ft-tól 400 millió Ft-ig, vagy a vagyoni előny kétszereséig.
- Munkaügy: 150 ezer Ft-tól 20 millió Ft-ig.
- DORA: nincs fix tétel, a pénzügyi felügyelet szabja ki. Bértranszparencia: magyar szabály még nincs, így bírságtétel sincs.
Tapasztalatunk szerint azonban a nagyobb üzleti kockázat nem a bírság, hanem a beszállítói kapcsolat elvesztése.
Meddig tart az audit?
A személyes találkozót követő 3 munkanap. Az audit nagyrészt a mi munkánk; Öntől néhány kérdés megválaszolása és a meglévő dokumentumok átadása szükséges.
Mi van, ha már van szabályzatom?
Akkor átnézzük, hogy megfelel-e a jelenlegi jogszabályi állapotnak és a cége mai működésének. Gyakori, hogy egy néhány éve készült szabályzat formailag megvan, de a tartalma már nem fedi a valóságot, az pedig eljárás esetén nem segít.
Ez helyettesíti a saját ügyvédemet vagy könyvelőmet?
Nem, és nem is ez a cél. A megfelelési dokumentáció egy szűk szakterület, amit a legtöbb általános profilú iroda nem visz. A meglévő szakembereivel párhuzamosan dolgozunk, nem helyettük.
Miért ügyvédtől vegyem, és ne tanácsadótól?
Mert eljárás esetén az számít, hogy ki jegyzi a dokumentumot, és ki vállal érte szakmai felelősséget. Emellett az ügyvédi titoktartás az egyeztetéseinkre is kiterjed, ez tanácsadói szerződésnél nem adott.
Garantáljátok, hogy nem lesz belőle probléma?
Nem. Aki ezt garantálja, az nem mond igazat. Amit vállalunk: a dokumentáció alkalmas arra, hogy a megrendelője felé igazolja a megfelelést, és eljárás esetén dokumentáltan bizonyítja, hogy Ön megtette az elvárható lépéseket.
Mennyibe kerül összesen?
Az audit 100–150 000 Ft. A teljes szabályzati megfelelés jellemzően 500–600 000 Ft körül alakul, de moduláris: csak azt kell megvennie, ami hiányzik. A jogszabálykövetés 10–20 000 Ft havonta. A pontos ajánlat az audit után készül.
Mi történik, miután kitöltöttem a tesztet?
Az eredményt azonnal látja a képernyőn. Ha kéri, két munkanapon belül e-mailben is elküldjük az írásos összefoglalót, és ha megadja a telefonszámát, fel is hívjuk, hogy átbeszéljük, mi következik. Ha nem kéri, nem keressük.
Hol tartjátok a cégem adatait?
A teszt válaszai a böngészőjében maradnak, amíg nem kéri az írásos összefoglalót. Ha kéri, a válaszok és a megadott adatok egy űrlapkezelő szolgáltatón keresztül, e-mailben érkeznek az irodához; adatbázist nem építünk, a levelet az ügyvédi iroda az adatvédelmi tájékoztató szerint kezeli. Az oldalon a látogatottság mérése csak az Ön hozzájárulásával indul el.
Nem találta meg a kérdését? Kérdezzen közvetlenül, vagy nézze meg egy perc alatt, melyik szabályozás érinti a cégét.
§ 13Amit nem ígérünk
Nem adunk pecsétet arról, hogy soha nem lesz eljárás.
Ilyet senki nem tud adni, aki komolyan gondolja a szakmáját. A megfelelés nem egy állapot, amit egyszer elér, hanem egy folyamat, amit karban kell tartani, ezért is van a jogszabálykövetés.
Amit az anyag ténylegesen ad: bent tartja a cégét az ellátási láncban, mert válaszolni tud a megrendelője kérdéseire. És ha eljárás lesz, dokumentáltan bizonyítja, hogy megtette, ami elvárható volt.
Ez a kettő az, amiért érdemes elkezdeni.
§ 14Hogyan tovább
Még nem tudja, érinti-e?
Töltse ki a tesztet. Egy perc, hat kérdés, és nem kötelez semmire.
Érint engem?Már tudja, hogy szüksége van rá?
Akkor ne kvízezzen. Írjon lent pár sort, vagy hívjon, és megbeszéljük a konkrétumokat.
Felhívom: 06 20 519 8790